4H - Huvud, Hjärta, Hand och Hälsa

Behandling av personuppgifter – GDPR

GDPR och rutin för hantering av personuppgifter

GDPR står för ”General Data Protection Regulation” och den svenska översättningen är Dataskyddsförordningen. Det är en EU-förordning som innebär ett stärkt skydd för enskildas personliga integritet och ställer hårdare krav på hur personuppgifter får behandlas.

Detta har lett till ett aktivt ställningstagande till vilka personuppgifter vi lagrar i exempelvis vår medlemsbas och att vi tydligt informerar till vad vi använder våra register används till.

För att vara med i vår förening så måste man lösa medlemskap, då omfattas man samtidigt av en olycksfallförsäkring genom vårt Riksförbund, som kräver personuppgifter för att vara gällande. Vi använder aldrig en enskild personuppgift till något annat ändamål än för medlemsregistret och för att söka aktivitetsbidrag genom kommunen, där registreras de deltagartillfällen som medlemmen medverkat – eftersom att det är obligatoriskt för att vi ska få bidrag utbetalt. 

Integritetspolicy och hantering av personuppgifter

Stora Skuggans 4H-klubb (nedan kallad föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

Föreningen har som ändamål att bedriva verksamhet i enlighet med Sveriges 4Hs stadgar.

Varför behandlar vi dina personuppgifter? 

För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten. Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (ex. djurskötargrupper, läger, mini 4H, ridverksamhet mm), kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, information till målsmän m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och anmälningsavgifter m.m.).

Föreningen behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat fonder och föreningens hemkommun. Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:

• Hantering av medlemskap i föreningen

• Föreningsadministration

• Deltagande i föreningens ridverksamhet

• Deltagande i föreningens djurverksamhet

• Ansökan om bidrag

• Sammanställning av statistik och uppföljning

• Utbildningar arrangerade av föreningen

• Kontakt med medlem

• Besök på vår hemsida

• Publicering av material på hemsida och sociala medier

Vilka delar vi personuppgifter med?

Föreningen kommer inte lämna ut personuppgifter till tredje part som inte är myndighet eller förbund vilket föreningen står under, exempelvis sponsorer. Föreningen kan åt tredje man så som sponsor skicka ut information till medlemmar, personuppgifterna kommer dock aldrig delas med tredje man om inte lag, stadgar eller bidragsregler kräver det.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?

Föreningen har nedan sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet.

Hantering av medlemskap i föreningen | Avtal

Föreningsadministration | Avtal

Deltagande i föreningens verksamhet | Avtal

Ansökan om bidrag | Rättslig förpliktelse

Sammanställning av statistik och uppföljning | Allmänt intresse

Utbildningar arrangerade av föreningen | Allmänt intresse vid statsbidragsfinansierad utbildning, annars samtycke

Kontakt med föreningen | Intresseavvägning

Besök på vår hemsida | Intresseavvägning

Publicering av material på hemsida och sociala medier | Intresseavvägning och ibland samtycke

Tillträdesförbud | Rättslig förpliktelse

Ordningsstörningar och otillåten påverkan | Rättslig förpliktelse

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Föreningen kommer att genomföra en bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader. Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för

• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket

• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas

• Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen

• Om personuppgifterna har behandlats olagligt

• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

• Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk

Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring. Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta klubben för att utöva dina rättigheter.

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.

Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du oss på storaskuggans4hgard@telia.com